总统内阁于2012年2月21日通过
总统内阁于2017年2月28日通过修订
总统内阁于2018年12月28日通过修订
Revisions Adopted by President’s Cabinet 2/23/21; 2/1/22; 8/8/22
Policy Statement and Scope
本政策和程序概述了学院合同审查、批准、 维护和管理. 该策略的目标是提供集中化 对合同进行审批，加强学院相关人员之间的沟通 各部门对于拟定合同和提供财务监督 the college’s expenditures. 建筑合同受USG政策管辖 不受此审查程序的约束.
就本政策和程序而言，“合同”是指双方之间的协议 EGSC和供应商为购买或提供的商品和/或服务，概述 双方的责任，包括所提及的任何附属文件 to in the agreement. 概述购买或提供的有关文件 货物和/或服务可能有其他名称，可能包括多个文件 如:建议书、报价、条款和条件、谅解备忘录、备忘录 协议，点击协议，保密协议，保密协议 agreements, etc. 约束买卖双方的任何文件 货物和/或服务的合同被认为是合同.
采购申请，合同审查，谈判和批准
十大彩票平台采用行政服务部合同 投标门槛，以确定内部合同审查程序. Any proposed 每个财政年度购买的商品和服务的价值不超过4999美元 可以在部门层面进行协商，但将受东乔治亚州的约束 College Purchasing Policy. 建议与采购部门协商 on all purchases but is required 购买金额超过4999美元的物品. 任何建议购买的信息 技术软件或硬件需要信息副总裁的批准 购买前的技术. 所有采购必须遵循以下程序.
根据本政策，审查和批准拟议购买的第一步是 将以下文件提交给 Purchasing Department:填妥的部门申请及建议的证明文件 采购(建议书、估价等.)，并提交已填妥的 法律事务办公室合同路由和批准表格 (附件)，如果适用于购买(见“如果购买需要法律审查”) below). 请求者必须与IT协作进行数据保护审查 以确定供应商是否有权访问EGSC数据，进行审查 供应商评估和分析其准入风险的流程 根据EGSC的数据，确定是否有适当的控制措施，确定风险等级 在审查后，并要求适当的保护措施，如必要的网络保险. 数据保护审查将使用 EGSC/USG网络安全合同清单 并要求供应商遵守相应的合规措施 USG policy. 在初始合同执行之前，要求供应商遵守数据保护 或工作开始及任何后续续期之前. The completed checklist 和合规文件将由IT和业务办公室维护. Upon receipt 的部门要求，采购部门将审查并决定是否 这笔开支可以从所要求的预算中支付. 在购买授权之前， 采购部将与部门协商任何额外的 要求，包括需要对供应商进行犯罪背景调查，以及 购买的大致时间表. 如果需要犯罪背景调查 采购部门将获得供应商的相同使用证明 the 供应商强制犯罪背景调查条款和认证 form (attached).
如果购买豁免法律审查:
经采购部门审核并批准后， 采购订单(PO)将由学院采购官员发出并转发 给选定的供应商和部门代表.
如果购买需要法律审查:
所有需要法律事务审核的采购必须包括部门请求 – No P-Card Purchases. 不直接把合同寄给法务审核 -它们将被退回给发送者.]
经采购部审核批准，副总裁签字 对于商务，采购将提交完整的，签名的 法律事务办公室合同路由和批准表格 及所有证明文件送交法务审批. The Office 法律事务部将与部门代表和/或供应商合作解决 并酌情在供应商合同中实施数据保护要求; 最后敲定一份各方都能接受的合同. 一旦定案，法律事务 将一份未签署的合同和已签署的送货表发给采购部 Department. 采购部将发出采购订单(PO)并通知 法律事务部确认PO已经到位. 采购部和法务部负责协调签署 卖方和授权学院在批准的合同上签字. After the signature ，采购部将把订单转发给选定的供应商 部门代表. 采购部负责确保 法律事务厅收到完整签署的文件.
合同未经批准使用，不得开始履行 上述流程并由总经理或商务副总经理签署; 适当时，所有合规文件都存档. Performance includes taking 任何可被视为同意合同的行为，包括但不包括 不限于口头承诺、开始工作、订购等行为 产品、接收产品等.
所有以十大彩票平台的名义签订的合同都必须遵守 佐治亚大学校董会的政策和程序. 此外，学院的许多合同都受国家采购条例的约束 以及对国家机构订立的合同的法定限制.
所有合同的续签、修改、修改和终止都必须提交 提交采购部门进行审查，并将进行相同的合同审查 process as outlined above.
Signatory Authority
所有的合同都需要总裁的签字和法律顾问的事先审查 除非另有说明. 总统有权签署合同，续约， 修改，修改和终止代表学院. This includes 建筑合同，谅解备忘录，咨询协议，合作 协议、授予协议等.这是十大彩票平台的义务. 任何教职员工不得擅自签署上述文件 十大彩票平台校长的书面授权. 州法律规定，签订合同的人不得遵守所有条款 适用的州法律法规对应付的任何款项承担个人责任 under those contracts.
采购合同例外
总统已将采购合同的签署权授予副总统 商务总裁.
合约维护及管理
经上述审查和签字后，一份完整执行的合同副本 将寄到本部门，正本由校长办公室保留. 法律事务办公室保存总统的合同文件，并维护 法律事务部审查过的所有合同的清单. 采购部将 维护合同日志，列出所有合同的开始日期，续签日期 以及终止日期，以及其他相关信息. The Purchasing Department 当关键日期即将到来时，负责提醒各部门 并将此事通知商务事务副总裁. For contracts 在4,999元以下，各部门将负责监测有关资料 and dates.
任何有关大学合同的问题都应向副校长提出 for Business Affairs (Ext. 2025)或法律顾问(分机2165).
